Politique de vie privée

DATE DE DERNIÈRE MISE À JOUR : EDILEX 2024-01-16

La protection des renseignements personnels est un enjeu important pour Edilex et nous sommes conscients de vos préoccupations à cet égard. C’est pourquoi nous croyons qu’il est important de vous mentionner le type de renseignements personnels que nous collectons, ainsi que pourquoi et dans quelles circonstances nous les collectons et les utilisons. Nous vous prions donc de lire attentivement la présente politique de vie privée (ci-après la « Politique ») et de la consulter périodiquement afin de prendre connaissance des changements qui pourraient y être apportés.

1. Portée de la Politique

La Politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons par l’entremise de l’un de nos sites Web (www.edilex.com ou https://docs.edilex.com ou https://app.edilex.com ou www.edilexpert.com) (ci-après le(s) « Site(s) Web »), ou lors de toute communication, notamment dans le cas d’envoi et de réception de courriels ou d’entretien téléphonique. La Politique vise à régir la cueillette, l’usage et la divulgation de vos renseignements personnels, peu importe la façon dont ils ont été recueillis, par écrit, verbalement ou de manière électronique, par le biais de tout Site Web exploité par ou au nom d’Edilex incluant notamment les médias sociaux d’Edilex (compte ou page Facebook, LinkedIn, GoToWebinar), lesquels incluent à la date de dernière mise à jour de la Politique les pages ou comptes d’Edilex (https ://www.linkedin.com/company/edilex-international-ltd ou https://www.facebook.com/edilex ou https://www.gotomeeting.com/en-ca/webinar) (collectivement les « Réseaux sociaux »)

2. Collecte et utilisation des renseignements personnels

2.1   Nature des renseignements dont nous faisons la collecte

Vos renseignements personnels sont les informations qui vous concernent en tant que personne physique et permettent de vous identifier, telles que notamment vos nom et prénom, nom d’utilisateur, identifiant utilisateur (# ID), adresse du domicile, adresse courriel, numéro de téléphone du domicile, numéro de téléphone cellulaire, adresse IP, , renseignements concernant votre emploi (titre du poste que vous occupez et le nom de l’organisation pour laquelle vous travaillez, coordonnées professionnelles), votre message envoyé à Edilex via l’un de nos formulaires de contact, ainsi que les renseignements figurant sur votre carte de crédit. La collecte de ces renseignements personnels survient à diverses occasions lorsque vous naviguez sur nos Sites Web, notamment lors de:

• Votre ouverture de compte;
• Votre inscription à l’infolettre;
• Votre inscription à l’un ou plusieurs de nos services, tels qu’un abonnement ou une formation;
• Votre achat de l’un de nos produits, tel qu’un modèle de contrat ou une trousse;
• Votre achat de l’un de nos services, tel que la traduction d’un document; et
• Vos communications avec nous, particulièrement lors de vos envois de commentaires ou suggestions.

Lorsque vous souscrivez à un produit ou que vous procédez à une action mentionnée ci-haut, nous vous demandons certains renseignements personnels. Noter que les renseignements figurant sur votre carte de crédit sont demandés uniquement lors de l’achat d’un de nos produits ou services mentionnés ci-dessus (abonnement ou formation payante, achat d’un modèle de contrat ou trousse, traduction d’un document).

Noter que tout renseignement se trouvant dans le domaine public n’est pas un renseignement personnel. Certains renseignements de nature professionnelle sont considérés comme des renseignements non personnels et par conséquent non soumis à une protection spéciale et ils peuvent être régulièrement partagés avec des personnes se trouvant tant à l’intérieur qu’à l’extérieur d’Edilex. Par exemple, les renseignements de nature professionnelle, tels que le nom d’entreprise, l’adresse et le numéro de téléphone d’affaires, peuvent être considérés comme des renseignements non personnels dans certaines juridictions.

2.2   Pourquoi nous collectons des renseignements personnels

Nous recueillons uniquement des renseignements personnels dont nous avons raisonnablement besoin afin de vous offrir un service personnalisé et de haute qualité.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis à des fins statistiques ou dans le but d’améliorer nos services ou votre expérience de navigation. Ainsi, la collecte de ces renseignements personnels nous permet de vous offrir un service personnalisé correspondant à vos besoins et de vous joindre pour vous fournir de l’information concernant l’utilisation de nos Sites Web. Plus spécifiquement, la collecte de vos renseignements personnels nous permet notamment de :

• Personnaliser notre service à la clientèle;
• Permettre aux clients de s’inscrire à nos services ou d’acheter nos produits;
• Communiquer avec nos clients;
• Comprendre les besoins de nos clients; et
• Gérer les comptes d’utilisateurs.

 

Contenu des utilisateurs dans nos sections réservées aux commentaires, nos salons de clavardage et nos Réseaux sociaux

Si vous affichez des commentaires sur nos Sites Web (par exemple sur un blog) ou sur nos Réseaux sociaux, de temps à autre, vous devriez savoir que lorsque vous divulguez volontairement vos renseignements personnels (par exemple dans nos boîtes de commentaires ou dans d’autres zones interactives où des renseignements personnels peuvent être affichés), cette information peut être recueillie et utilisée par d’autres utilisateurs ou parties. Nous n’avons aucune obligation en ce qui touche la sécurité de l’information que vous affichez volontairement sur nos Sites Web.

2.3   Partage, utilisation et protection de vos renseignements personnels

Nous tenons à vous assurer qu’en aucune circonstance vos renseignements personnels ne seront partagés avec des tiers sans votre consentement, hormis dans les situations prévues spécifiquement dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c’est-à-dire dans des circonstances exceptionnelles.

Vos renseignements personnels sont conservés dans des serveurs inaccessibles au public et hébergés au Canada, plus particulièrement au Québec. De plus, leur accès au sein même d’Edilex est restreint aux personnes qui en ont besoin afin d’assurer la haute qualité du service que nous nous engageons à vous offrir. Les employés d’Edilex comprennent l’importance de la protection des renseignements personnels et s’assurent de maintenir leur confidentialité.

En ce qui concerne les transactions par carte de crédit, nous nous conformons aux normes PCI/PA-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard et Payment Application Data Security Standard) qui assurent la protection de vos renseignements personnels reliés à votre carte de crédit. Voici le lien vers la politique de confidentialité de la firme Moneris qui est responsable des transactions par carte de crédit : https://www.moneris.com/fr-ca/juridiques/avis-protection-reseignements-personnels.

2.4   Communication

Dans le cadre de nos activités commerciales, il est possible que nous communiquions avec notre clientèle par l’entremise de messages électroniques. Ainsi, lorsque vous souscrivez à un de nos produits ou services, vous pouvez expressément consentir ou non à recevoir nos infolettres et à être ajouté à la liste d’envoi de courriels. Les envois de courriels / infolettres sont effectués avec le logiciel Zoho Campaign dont voici le lien vers leur politique de confidentialité : https://www.zoho.com/privacy.html. Il est également possible qu’Edilex communique des renseignements, incluant des renseignements personnels fournis sur une base volontaire, à ses agences de promotion et de marketing ainsi qu’à ses agences de publipostage.

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des fournisseurs de services, nous concluons des contrats écrits avec eux avant que vos renseignements personnels ne leur soient communiqués et nous leur fournissons que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat.  Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos fournisseurs de services, nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.

Si vous ne désirez pas ou ne désirez plus recevoir les courriels que nous envoyons à notre clientèle, vous pouvez vous désabonner en tout temps en mettant votre profil à jour ou en suivant le lien de désabonnement, présent au bas de tous les courriels que nous envoyons.

Certains courriels que nous envoyons sont opérationnels et contiennent des informations essentielles au bon fonctionnement de nos produits ou de nos outils, notamment des messages concernant vos achats, des nouvelles d’Edilex ou des mises à- our de nos produits. Ainsi, ces messages opérationnels continueront d’être envoyés à nos clients lorsque requis.

2.5 Conservation

Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vous renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).

Soyez également assurés que lorsque la finalité pour laquelle un renseignement a été collecté est accomplie, nous procédons à la destruction ou l’anonymisation de ce renseignement, conformément à la législation applicable.

 

2.6   Consentement

EN SOUMETTANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À EDILEX ET/OU EN NAVIGUANT ET EN UTILISANT NOS SITES WEB, VOUS CONSENTEZ À CE QUE EDILEX PUISSE FAIRE LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE TELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE ET SOUS RÉSERVE DES CONDITIONS ET DES MODALITÉS PERMISES OU EXIGÉES PAR LA LOI.

3. Renseignements de nature non personnelle et utilisation de Google Analytics

Les renseignements statistiques que nous recueillons ne sont pas reliés à vos renseignements personnels et ne servent pas à vous identifier. Ces renseignements incluent notamment les navigateurs utilisés (par exemple, Safari, Chrome ou Internet Explorer) et leur langue, la localisation approximative des adresses IP des utilisateurs ainsi que les pages visitées et la durée de leur consultation.

L’outil d’analyse Web que nous utilisons présentement est Google Analytics. Afin d’en apprendre davantage sur la politique de confidentialité de Google Analytics, nous nous invitons à cliquer ici.

Ces données sont recueillies automatiquement par des outils d’analyse et visent à nous donner des indications sur les habitudes de notre clientèle et sur son processus d’achat. Ainsi, ces renseignements nous permettent de vous offrir une meilleure expérience de navigation sur nos Sites Web, de mieux comprendre les besoins de notre public cible, de vous présenter des offres adaptées à vos habitudes, et d’évaluer la circulation sur nos Sites Web.

Afin de recueillir ces données, nous utilisons des fichiers témoins (communément appelés « cookies »), qui sont de petits fichiers stockés automatiquement sur votre ordinateur lorsque vous consultez nos Sites Web. En tout temps, vous pouvez reconfigurer le navigateur de votre ordinateur afin de ne plus permettre les témoins, ou encore supprimer ces témoins de votre navigateur. Cependant, si vous supprimez, désactivez ou empêchez l’enregistrement des fichiers témoins, il se peut que certaines fonctionnalités de nos Sites Web ne vous soient plus accessibles.

En utilisant nos Sites Web sans supprimer, désactiver ou empêcher l’enregistrement de fichiers témoins, vous consentez implicitement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements nécessaires à la mise en œuvre de leurs fonctionnalités.

4. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels

4.1   Accessibilité et mise à jour de vos renseignements personnels

En accédant à votre compte d’utilisateur, vous avez accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et vous pouvez les corriger au besoin.

À tout moment, vous pouvez choisir de retirer vos nom et prénom, votre adresse du domicile, votre nom d’utilisateur et/ou identifiant utilisateur, vos numéros de téléphone (domicile et/ou cellulaire) et votre adresse électronique et/ou adresse IP des listes que nous utilisons pour envoyer des communiqués ou des mises à jour et choisir de ne pas recevoir de correspondance de notre part en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels.

En tout temps, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour accéder, corriger ou supprimer vos renseignements personnels. Vous avez aussi le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce qu’Edilex recueille, utilise, communique ou conserve vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Si nécessaire, celui-ci contactera l’employé chargé de répondre à votre demande. Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d'identification approprié ou de vous identifier autrement. Nous encourageons tous nos clients à maintenir leurs renseignements personnels chez nous à jour.

Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

 

4.2 Commentaire, question ou plainte relative à la vie privée

Pour tout commentaire, question ou plainte relative à la vie privée, n’hésitez pas à communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le rejoindre par l’une des manières suivantes :

Par téléphone :	514 745-5410
Par la poste :	EDILEX inc. a/s Responsable de la protection des renseignements personnels 3111, boul. St-Martin O., # 400 Laval (Québec) H7T 0K2
Par télécopieur :	1 888 997-9056
Par courriel:	vieprivee@edilex.com

 

5. Modifications à notre Politique de vie privée

La Politique est effective à compter du 22 septembre 2023. Edilex se réserve le droit de mettre à jour la Politique quand bon lui semble. Lorsque Edilex apportera des changements à la Politique, nous modifierons également la date de la « Dernière mise à jour » telle que retrouvée au haut de la Politique de vie privée d’Edilex. Nous vous encourageons à consulter la Politique périodiquement afin d’être informé sur la manière dont Edilex protège vos informations et afin d’être averti de tout changement à la Politique. Votre utilisation des Sites Web après l’affichage d’une version amendée de la Politique constitue votre consentement à être soumis à ces changements. Cette Politique est incorporée à toutes les Conditions qui gouvernent les différents Sites Web et tous les programmes et services utilisés ou gérés pour ou au nom d’Edilex. Tout changement à la Politique est effectif immédiatement après avoir été mise en ligne par Edilex.

 

6. Conditions d’utilisation de nos Sites Web

Les Conditions régissant votre utilisation de nos Sites Web se trouvent au http://www.edilex.com/fr/conditions-utilisation et contiennent d’importantes dispositions qui déclarent et excluent la responsabilité d’Edilex relativement à votre utilisation de nos Sites Web. Les Conditions contiennent également des dispositions déterminant la loi applicable et la juridiction exclusive pour la résolution de toute mésentente concernant votre utilisation des Sites Web. Toutes ces dispositions s’appliquent à toutes mésententes ou disputes qui peuvent prendre naissance en relation avec la Politique et la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Ces conditions ont le même effet que si elles avaient été reproduites intégralement dans la Politique.

 

7. Interprétation de la Politique

Une version de la Politique est disponible en anglais. En cas de divergence entre les deux versions, la version française prévaut sur la version anglaise.

 

8. Hyperliens et tiers

Nos Sites Web et Réseaux sociaux peuvent contenir des options de partage ou de publication ou des liens vers des sites web ou réseaux sociaux de tiers. En utilisant ou en activant ces liens ou fonctionnalités, vous quittez nos Sites Web et Réseaux sociaux et votre navigation devient alors assujettie aux conditions d’utilisation et à la politique de protection des renseignements personnels de ces tiers. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites web ou réseaux sociaux de tiers et le fait que ceux-ci soient répertoriés sur les nôtres n’engage en aucun cas notre responsabilité.

 

9. Renseignements personnels de nature sensible

Dans le cadre de nos activités, nous recueillons des renseignements personnels considérés comme étant de nature sensible, lorsqu’ils sont strictement nécessaires pour nos opérations.  Nous nous assurons dans ce cas d’avoir votre consentement explicite pour le faire, conformément à la Loi. 

 

10. Mesures de sécurité

Edilex a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non-autorisé. Ces mesures comprennent notamment la classification des informations, le cryptage, les rôles et responsabilités, le contrôle d'accès, la gestion des accès privilégiés, la séparation des tâches, la gestion des appareils mobiles, l'audit interne, etc.

 

11. Limitation de la responsabilité

Edilex s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité. 

Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu'aucun système informatique n'offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des Renseignements personnels sur le réseau public qu'est l'internet. 

Vous acceptez ainsi qu’Edilex ne puisse être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des renseignements personnels transmis ou hébergées sur ses systèmes ou ceux d'un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part d’Edilex. En conséquence, vous acceptez de dégager Edilex et ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires commerciaux de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu'il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l'utilisation de vos Renseignements personnels.

 

12. Individus âgés de moins de 14 ans

Nous ne recueillons et n'utilisons pas sciemment des renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 4.1 ci-dessus pour demander que nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.